Que vous soyez une section syndicale, un syndicat, une union locale ou départementale, une
Fédération, un Institut d’histoire sociale ou à la Confédération, ce modèle de tableau de tri – à adapter à votre organisation – vous donne des indications sur les documents originaux qu’il faut impérativement conserver et ceux qui peuvent être jetés, que le support soit papier ou numérique.
Modèle de tableau de tri
| Activités de l’organisation | Conserver | Éliminer |
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| Actes statutaires | Statuts Réglements intérieurs Déclarations signées des instances à la marie, la préfecture, etc. Organigrammes |
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| Congrès et/ou assemblée générale | Organisation matérielle : bilans concernant les subventions, les coûts financiers (hébergements, restauration, etc.) : Préparation des textes : avant-projet d’orientation, amendements, travaux des commissions, projets de résolutions Mandats Liste des délégués Listes des invités Rapports (d’activités, d’orientation, sur les structures) et leur présentation Interventions : textes et enregistrements Candidatures et élections aux instances Résultats et votes Documents d’orientation et motions votés Comptes-rendus, relevés de décisions, revues de presse Journaux, affiches objets « spécial congrès » |
Au bout de 10 ans : Factures, notes de frais, etc. Si une liste d’inscription existe : bulletins d’inscription Après délai de contestation échu : Bulletins de vote |
| Réunions des autres instances statutaires de votre organisation (Commission exécutive, Bureau, Secrétariat, Conférence…) | Ordres du jour Rapports, notes préparatoires documents de travail remis aux participants, projets de résolutions Liste de participants Interventions : textes et enregistrements Notes manuscrites des responsables, cahiers de notes Comptes-rendus, relevés de décisions, procès-verbaux |
Inscriptions, organisation matérielle |
| Congrès d’autres organisations CGT | Interventions de votre organisation, notes manuscrites | Rapports de congrès (activité, orientation) d’autres échelons que celui de votre organsation |
| Instances d’autres organisations CGT | Interventions de votre organisation, participation aux groupes de travail, notes manuscrites | Notes préparatoires Procès-verbaux |
| Secrétariat général | Échange avec les employeurs, les pouvoirs publics (mairies, conseils départementaux, régionaux, ministères, etc.), les autres organisations CGT, les autres organisation syndicales : correspondance Interventions Politique des cadres Comptes-rendus des rencontres intersyndicales Notes personnelles |
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| Orga, syndicalisation, structuration | Plans de renforcement, notes préparatoires aux instances statutaires, réunions de groupes de travail Moyens et fonds financiers Suivi des plans de syndicalisation Matériel de campagne de renforcement : affiches, tracts, autocollants Statistiques sur la rentrée des timbres et des cotisations |
Circulaires et notes d’autres organisations CGT sur la syndicalisation Matériel de campagne de renforcement d’autres organisations CGT |
| Formation syndicale | Plans de formation Comptes-rendus de réunions Circulaires et notes internes Courriers |
Plans de formation d’autres organisations CGT Circulaires et courriers du secteur formation d’autres organisations CGT |
| Stage de formation de votre organisation | Conception des modules , dossiers de l’animateur Programmes Liste d’émargement Liste des stagiaires (à conserver uniquement s’il n’y a pas de liste d’émargement) Documents remis aux stagiaires Comptes-rendus de session, bilans |
Bulletins d’inscription, correspondance concernant l’organisation matérielle Questionnaires d’évaluation (le bilan doit normalement en reprendre la synthèse) Au bout de 10 ans : factures, attestations de stage |
| Politique financière | Bilans financiers annuels Circulaires et notes internes Comptes-rendus de réunion, relevés de décision |
Budget prévisionnel |
| Dossiers d’activités revendicatives (protection sociale, femmes/mixité, discrimination, jeunes, salaires, international…) | Réunions d’un groupe de travail spécifique à une question Expressions de votre organisation sur le sujet : déclarations, courriers, tracts Expressions d’autres organisations particulièrement impliquées Réunions de groupe de travail paritaire ou intersyndicale sur le sujet Actions spécifiques de votre organisation : relations intersyndicales, rassemblement, colloque, formation, journée d’action Enquêtes auprès des syndicats ou adhérents : conserver la synthèse remontées des syndicats et des sections |
Enquêtes : éliminer les formulaires si une synthèse existe |
| Organisation et suivi des luttes (manifestations, rassemblements) | Pétitions Demandes de concertation immédiate Préavis de grève Tracts, déclarations, communiqués Chiffres définitifs de participation Tableaux de suivi des lutte Bulletins de suivi des luttes Comptes-rendus d’interfédérale ou d’intersyndicale |
Chiffres provisoires de participation |
| Négociations, accords | Proposition et expressions : tracts, comptes-rendus de tables rondes, relevés de décision, bilatérales Textes des accords et conventions collectives définitifs appliqués à votre périmètre |
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| Relations presse | Conférence de presse : organisation, liste de participants, dossiers de presse, articles Communiqués de presse |
Ne conserver que les revues de presse en rapport avec les actions de organsiation |
| Publications de votre organisation | Journaux et bulletins (en 2 exemplaires) Circulaires, communiqués de presse Brochures d’information, plaquettes d’accueil, livres Statistiques sur la diffusion Sites web et réseaux sociaux |
Documents de gestion des abonnements |
| Images et documents audiovisuels de votre organisation | Photographies (identifier a minima l’événement, la date et le lieu) Affiches Vidéos Enregistrements sonores |
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| Objets de votre organisation | Banderoles, fanions, t-shirts Autocollants Badges, médailles Stylos |
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| Autres publications | Articles ou numéros dans un dossier de travail thématique quand il apporte une éclairage sur le sujet traité | Publications des autres organisations CGT et des autres organisations syndicales |
| Instances syndicales, fonctionnement et activité | Statuts, affiliations, compositions des bureaux syndicaux Réunions du conseil ou bureau devraient être archivées par le syndicat ou la section mais peuvent être gardées si vous les recevez ;Correspondance, comptes-rendus de tournées Suivi de conflit locaux |
Bulletins, tracts des autres syndicats et sections syndicales |
| Représentation syndicale | Désignation des délégués syndicaux Rapports, comptes-rendus des instances représentatives Rencontres représentants du personnel/employeurs |
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| Relations avec les syndicats et les sections syndicales | Courriers avec les unions et les syndicats/sections Remontées liées à un conflit |
Bulletins, tracts des autres syndicats et sections syndicales |
| Élections professionnelles | Résultats définitifs Candidatures, listes et professions de foi Matériel de propagande électorale Textes régissant les modalités des élections |
Résultats provisoires |
| Mandats | Toutes notes ou courriers sur le positionnement de votre organisation dans ces organismes Listes des administrateurs syndicaux, désignations |
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| Réunions de conseils d’administration | Interventions, notes manuscrites, procès-verbaux, comptes-rendus CGT | Documents préparatoires lorsqu’ils ne sont plus utiles |
| Instances représentatives du personnel ou instances paritaires | Interventions des délégués CGT, notes manuscrites Comptes-rendus CGT, relevés de décisions |
Documents préparatoires lorsqu’ils ne sont plus utiles Procès-verbaux officiels Publications officielles : rapports d’activités, bilans sociaux, bilans annuels |
| Suivi des droits syndicaux | Correspondance Comptes-rendus de réunions, relevés de décisions |
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| Affaires contentieuses (déroulement de carrières, application du droit de grève, accident de travail, élections professionnelles) | Pièce de l’enquête Correspondance Expressions de l’organisation Décisions de justice |
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| Dossiers prud’hommes | Dossiers complets d’affaires portées devant la cour d’Appel et de Cassation : aide-mémoires, pèces justificatives, correspondance, témoignages, jugements | |
| Dossiers des conseillers du salarié | Notes du conseiller, pré-rapport | |
| Gestion du personnel de votre organisation | Organigrammes registres d’entrées et de sorties du personnel : Livres de paie |
Après liquidation des droits à la retraite : bulletins de salaire et dossiers individuels |
| Gestion des permanents de votre organisation | Correspondance avec l’employeur Courriers de demande et de reconduction de détachement Courriers de mise à disposition Notifications d’évolutions de carrière Courriers de demande de réintégration |
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| Comptabilité | Budgets Bilans, clôture des comptes Grands livres |
Au bout de 10 ans : documents comptables et pièces justificatives, relevés de comptes bancaires, taxes sur les salaires |
| Locaux et équipement | Construction de locaux : plans, permis de construire, règlement des travaux Acquisitions ou ventes de terrains ou locaux : actes d’acquisition, titres de propriété, attestations de vente Contrats de maintenance en vigueur |