Vous trouverez ici la définition des termes signalés par un astérisque dans les fiches.
- Arborescence
- Archives
- Ayant-droit
- Dates extrêmes
- Documentation
- Documents isolés
- Documents originaux
- Droit d’auteur
- Droit à l’image
- Droits réservés
- Libre de droit
- Mètres linéaires
Arborescence
Elle permet de classer les documents numériques d’une organisation. Une arborescence est structurée en dossiers et sous-dossiers et s’organise hiérarchiquement du général au particulier. Sa construction reflète généralement les différentes activités d’une organisation (revendicatif, vie syndicale, communication…).
Archives
Elles se définissent comme « l’ensemble des documents, y compris des données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus » préservés à titre de preuve et d’information « par toute personne physique et morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (Code du patrimoine, art. L211-1).
La notion d’archives est donc indépendante :
- de la date : tout document devient archive dès sa création et sa valeur évolue au fil du temps, « archives » ne signifie pas uniquement « vieux papiers »
- de la forme : un compte-rendu au format Word, un fichier Excel, un tract imprimé, des notes manuscrites, une affiche ou une banderole sont des archives.
- du support matériel : papiers, photographies, documents numériques, sonores ou audiovisuels.
Ayant-droit
Dates extrêmes
Documentation
Elle est constituée à partir de sources d’informations diverses et non produites par l’organisation : presse, publications officielles, revues spécialisées. La documentation peut être isolée ou intégrée dans les dossiers de travail produits par votre organisation.
Documents isolés
Un document isolé est un document détaché du dossier dans le cadre duquel il a été produit. En principe, un document isolé est inexploitable et l’information qu’il contient perdue car il est devenu impossible de le rattacher au contexte de production. Par exemple, un courrier n’a plus le même sens lorsqu’il est isolé de l’ensemble des échanges – reçus et envoyés – qui composent une correspondance entre deux personnes ou institutions.
Documents originaux
Il s’agit de la première version finalisée d’un document faisant foi grâce à des éléments tels que la date, la signature, un tampon ou un en-tête. Leur conservation est donc d’autant plus importante qu’ils sont uniques et qu’il sera impossible de les obtenir ailleurs. Pour savoir s’il s’agit d’originaux, posez-vous la question : ces documents sont-ils conservés ailleurs ? Si la réponse est non, il s’agit de documents originaux.