Glossaire

Vous trouverez ici la définition des termes signalés par un astérisque dans les fiches.

Arborescence

Elle permet de classer les documents numériques d’une organisation. Une arborescence est structurée en dossiers et sous-dossiers et s’organise hiérarchiquement du général au particulier. Sa construction reflète généralement les différentes activités d’une organisation (revendicatif, vie syndicale, communication, etc.).

Archives

Elles se définissent comme « l’ensemble des documents, y compris des données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus » préservés à titre de preuve et d’information « par toute personne physique et morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (Code du patrimoine, art. L211-1).

La notion d’archives est donc indépendante :

  • de la date : tout document devient archive dès sa création et sa valeur évolue au fil du temps, « archives » ne signifie pas uniquement « vieux papiers » ;
  • de la forme : un compte-rendu au format Word, un fichier Excel, un tract imprimé, des notes manuscrites, une affiche ou une banderole sont des archives ;
  • du support matériel : papiers, photographies, documents numériques, sonores ou audiovisuels.

Ayant-droit

Personnes détenant des droits légaux sur une œuvre après la mort de son auteur. Il s’agit de ses héritiers : épouse ou époux, enfants, etc.

Cession de droits

Afin de permettre l’utilisation d’une œuvre, certains des droits d’auteur (les droits patrimoniaux) peuvent être cédés. Cette cession doit faire l’objet d’un contrat écrit, et peut être gratuite ou donner lieu à une rémunération.

Il est obligatoire de citer le nom de l’auteur lorsqu’on utilise son œuvre et d’indiquer la provenance si elle est connue (exemple : Fédération des Services publics).

Dates extrêmes

Documentation

Elle est constituée à partir de sources d’informations diverses et non produites par l’organisation : presse, publications officielles, revues spécialisées. La documentation peut être isolée ou intégrée dans les dossiers de travail produits par votre organisation.

Documents isolés

Un document isolé est un document détaché du dossier dans le cadre duquel il a été produit. En principe, un document isolé est inexploitable et l’information qu’il contient perdue car il est devenu impossible de le rattacher au contexte de production. Par exemple, un courrier n’a plus le même sens lorsqu’il est isolé de l’ensemble des échanges – reçus et envoyés – qui composent une correspondance entre deux personnes ou institutions.

Documents originaux

Il s’agit de la première version finalisée d’un document faisant foi grâce à des éléments tels que la date, la signature, un tampon ou un en-tête. Leur conservation est donc d’autant plus importante qu’ils sont uniques et qu’il sera impossible de les obtenir ailleurs. Pour savoir s’il s’agit d’originaux, posez-vous la question : ces documents sont-ils conservés ailleurs ? Si la réponse est non, il s’agit de documents originaux.

Domaine public

Lorsque expire la durée durant laquelle il est obligatoire de respecter les droits patrimoniaux (70 ans après la mort de l’auteur), l’œuvre tombe dans le domaine public et il devient possible de l’utiliser sans autorisation préalable mais sous réserve de respecter le droit moral.

Droit d’auteur

Ensemble des droits définis par le Code de la propriété intellectuelle. Ils se composent de deux catégories : les droits moraux et les droits patrimoniaux. Attention, le fait de détenir matériellement une œuvre ne dispense pas dispense pas de respecter les droits d’auteur.

Droit à l’image

Droit, pour toute personne vivante, d’autoriser ou de s’opposer à la captation, fixation, reproduction ou utilisation de son image. Cette règle s’applique quelle que soit le type d’images : photographie ou vidéo. Une autorisation écrite préalable est donc nécessaire avant toute prise de vue (réunion, congrès, etc.). EN manifestation, une autorisation n’est pas nécessaire pour des prises de vues en plan large ; pour des plans rapprochés de personnes isolées, une autorisation reste obligatoire.

Droits moraux

L’auteur d’une œuvre conserve sur elle des droits, y compris après sa mort. Ils se composent :

  • du droit de divulgation : l’auteur est le seul à décider de rendre ou non publique son œuvre ;
  • du droit de paternité : il est obligatoire de citer le nom de l’auteur lorsqu’on utilise l’œuvre ;
  • du droit au respect de l’œuvre : il est interdit de modifier l’œuvre ;
  • du droit de retrait et de repentir : un auteur peut décider de modifier ou d’empêcher l’exploitation de son œuvre.

Droits patrimoniaux

Ces droits se composent notamment :

  • du droit de reproduction : droit de l’auteur d’autoriser ou d’interdire la reproduction de son œuvre (par exemple dans un livre, une revue, un tract, etc.) ;
  • du droit de représentation : droit de l’auteur d’autoriser ou d’interdire la communication de son œuvre au public (par exemple lors d’une projection, sur un site internet, une chaîne YouTube, etc.).

Ces droits durent 70 ans après la mort de l’auteur. Ils peuvent aussi être cédés à un tiers.

Droits réservés (D.R.)

Une œuvre pour laquelle il n’a pas été possible d’identifier son auteur peut être exploitée à condition de l’accompagner de la mention « droits réservés », parfois abrégée « DR ». Attention, recourir à cette mention ne vous exonère pas de provisionner les droits à la rémunération dus à l’auteur au cas où il se manifesterait. D’autres mentions peuvent également être utilisées : « auteur non identifié », « auteur inconnu ».

Libre de droit

Notion généralement utilisée pour évoquer la cession gratuite des droits patrimoniaux. En réalité, en France, il est impossible d’utiliser une œuvre sans respecter les droits moraux de son auteur.

Licences Creative Commons

Outil juridique qui permet d’autoriser par avance l’utilisation d’une œuvre. Il existe 6 licences Creative Commons qui favorisent le partage et la réutilisation d’œuvres numériques. Attention, selon la licence choisie par l’auteur, la paternité des œuvres doit être mentionnée et/ou ne pas en faire un usage commercial et/ou ne pas les modifier et/ou les partager dans les mêmes conditions. Pour en savoir plus, consulter le document de l’Agence du patrimoine immatériel de l’État.

Mètres linéaires

Société de gestion de droits d’auteur

Société par le biais de laquelle des auteurs exercent la gestion collective de leurs droits. Elle joue le rôle d’intermédiaire entre les auteurs et favorise l’exploitation licite des œuvres en centralisant leur gestion comme, par exemple, la SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) et la SAIF (Société des auteurs des arts visuels et de l’image fixe).